أسس إدارة المشاريع
أولاً : التخطيط
مقدمة عن التخطيط : يعرف التخطيط على إنه ( عملية ذهنية تختص بالتحديد مقدمًا لما يجب انجازه من قبل شخض أو جماعة خلال فترة زمنية محددة لانجاز أهداف محددة مستعينين بسياسات و جراءات و قواعد و استراتيجيات موضوعة من قبل الإدارة العليا ) أهمية التخطيط : الغرض الرئيسي من التخطيط هو تزويد المديرين بخطة واضحة تكون بمثابة الخطوط التنفيذية . تحدد ما ينبغي عمله في المستقبل . هذه الخطة تحدد لكل مدير برنامج العمل المطلوب منه إنجازه في فترة زمنية مستقبلية . ما هي عملية التخطيط : تقوم عملية التخطيط أساسًا على فهم العوامل و العناصر التي تشكل في مجموعها الحاضر و الواقع . إن الفهم الدقيق و الموضوعي لمكونات البيئة الداخلية للمؤسسة و البيئة الخارجية المؤثرة عليها أمر في غاية الضرورة ، خاصة إذا عرفنا بان المخطط الناجح يعتمد كليًا على فهم هذه العوامل ، لذلك و حتى يتمكن من اتخاذ القرار المتعلق بالمستقبل ، ووضع الخطط الناجحة لمواجهة أي تغيرات ، فإن عليه أن يكون قادرًا على التنبؤ الدقيق لما سيكون عليه المستقبل . و حتى يمكن ذلك نرى إنه لابد من توفر قدر كبير و كافٍ من المعلومات الدقيقة بصورة صحيحة ، لذا نرى أن جميع الحقائق يجب أن توضع أمام المخطط بصورة أرقام و نسب رياضية ثم معالجتها و تحليلها ثم رسم الخطط المناسبة بناءً على هذا الفهم و التحليل . ما هي صفات الخطة الجيدة :
و حتى تكون الخطة جيدة نرى إن على المخطط كسب الخطة صفتان رئيسيتان هما :
1 – الثبات و الإستقرار : و معنى ذلك ، هو الابقاء على الخطة الرئيسة ما دامت هذه الخطة مناسبة و البيئة مستقرة . إن هذه لا يعني عدم إدخال بعض التغييرات إذا كان هذا أمرًا مناسبًا و ذلك لأن طبيعة أي عمل تجيز ادخال بعض التغيرات إذا ما اقتضت الضرورة . لكن يجب التذكير إن كثرة التغيرات قد تربك الموظفين و تسيء إلى انسيابية العمل . 2 – المرونة و يقصد بالمرونة هنا هو اكساب المخطط للخطة القدر الكافي للتكيف و الاستجابة للأمور المستجدة أو التغييرات البيئية ، و يتم ذلك باللجوء إلى استخدام الخطط التكتيكية أو قصيرة الأجل لمعالجة أي طارىء . و يجب التذكير هنا إن الخطط التكتيكية هذه يجب أن تظل ضمن الإطار العام للخطة طويلة الأجل . إن الخطة ما هي إلا طريقة محددة مسبقًا لأداء عمل أو اتمام شي محدد ، و هذا بدوره يقتضي تحديد الأهداف و وسائل تحقيقها بشكل دقيق منظم . و يمكن التعبير عن الخطة في شكل مقوله مكتوبة أو قد يتم التعبير عنها بشكل أرقام و نسب مئوية أو رسومات و خرائط . كما تختلف الخطط حسب مدتها ، فمنها ما هو طويل الأجل ، و متوسط الأجل ، و قصير الأجل و كل خطة من هذه الخطط تخدم غرضًا محددًا . أنواع التخطيط : للتخطيط أنواع عدة ، وهي مقسمة على أساس الزمن ، أو درجة الاستعمال و التكرار . أما أنواع التخطيط من حيث الزمن فإنها تقسم إلى ثلاثة أنواع و هي : 1 – التخطيط طويل الأجل : يسمى التخطيط طويل الأجل بالتخطيط الإستراتيجي نظرًا لأهميته ، و ارتباطه بتحقيق أهداف المؤسسات على المدى البعيد . و يمكن القول بأن الخطة التي تمتد من 3 – 5 سنوات تعتبر خطة طويلة الأجل في معظم الأحيان ، إلا إنه يجب التذكير بأن بعض الشركات تحتاج إلى عشر سنوات فأكثر حتى تعتبر خطتها بأنها خطة طويلة الأجل . 2 – التخطيط متوسط الأجل : الفترة الزمنية لهذا التخطيط 1 – 3 سنوات في معظم الأحيان و عند معظم المؤسسات ، و يستفاد من هذا النوع من انواع التخطيط في معالجة الانحرافات التي قد تظهر في الخطة طويلة الأجل و إعطائها درجة أعلى من المرونة لمواجهات التغيرات البيئية . 3 – التخطيط قصير الأجل : تغطي هذه الخطة الفترة من اسبوع إلى سنة عند معظم المؤسسات ، و يستفاد منها في معالجة الأوضاع المستجدة و الطارئة التي لا تسمح بالإنتظار ، كذلك تستعمل في الأعمال الإدارية الأسبوعية و الشهرية .
ثانيًا : التنظيم
تعريف التنظيم : يقصد بالتنظيم تحديد الأعمال المطلوب تنفيذها لتحقيق الأهداف التي تم تحديدها من قبل و تجميع هذه الأعمال في مجموعات متجانسة تكون هي الأساس لتحديد وحدات التنظيم و أيضًا لتحديد السلطات و المسؤوليات و العلاقات بين هذه الوحدات بعضها البعض . إن التنظيم يوفر الوسائل التي تمكن الأفراد من العمل مع بعضهم بكفاءة في سبيل تحقيق الأهداف فهو الذي يوحد جهود الأفراد عند قيامهم بأعمالهم . وظيفة التنظيم : إن الوظيفة الإدارية الثانية هي وظيفة التنظيم . و التنظيم هو عملية تجميع الأنشطة و الموارد في وحدات بطريقة منطقية و مناسبة . يترتب على هذا التجميع تكوين عدد من الإدارات و الأقسام ، يسهم كل منها في أداء عمل أو مجموعة أعمال متميزة . هذه الغدارات و الأقسام و إن كانت منفصلة أو مستقلة ، إلا أنها تعتبر في نفس الوقت أجزاءً مكملة لبعضها البعض ، و تكون فيما بينها كلا متكاملاً هو المنظمة . و هنا يتمثل الدور الأكبر لوظيفة التنظيم ، و هو تحديد سلطة و مسؤولية رئيس كل قسم و كل إدارة طبقًا لنوع و حجم و أهمية الأعمال المخصصة لكل منها ، و عدد العاملين بها . كذلك فإن وظيفة التنظيم تتضمن تحديد طرق التعاون و الاتصال بين الأقسام و الإدارات المختلفة ، و وضع كل ذلك في رسم توضيحي يسمى الخريطة التنظيمية . إن للتنظيم أهمية لكون أن التنظيم يُحتاج إليه في مختلف الأنشطة التي تمارسها المنشأة . فيحتاج إليه مدير التسويق و مدير الإنتاج و مدير الأفراد ... إلخ . الفوائد المتحققة من القيام بالوظيفة التنظيمية : 1 – تحقيق التوزيع العلمي للأعمال و الوظائف القائم على إسناد العمل و الوظيفة للشخص القادر على أدائها و الراغب في أدائها . 2 – القضاء على الإزدواجية في العمل من خلال تحديد عمل كل فرد . 3 – تحديد العلاقات بين الأفراد العملين في المنشأة . 4 – تحديد السلطة الممنوحة للأفرادو طرق ممارسة هذه السلطة . 5 – تساعد على تحقيق التنسيق بين النشاطات المختلفة للمنشاة و بفاعلية حتى يمكن تحقيق علاقات إدارية جيدة . 6 – تساعد على تحقيق المرونة عن طريق الغستجابة للتغيرات التي تحدث سؤاء في التكنولوجيا المستخدمة أو في الظروف الخارجية . 7 – تساعد على وضع اجراءات و معايير يمكن على أساسها قياس العمل . 8 – تساعد على تطوير الأفراد عن طريق تدريبهم مما يؤثر بشكل إيجابي على طرق إتخاذهم للقرارات . 9 – تساعد على توضيح خطوط الإتصال و نقل القرارات إلى جميع أجزاء المنشاة . أنواع التنظيم : أولاً : التنظيم الرسمي : هو الذي يهتم بهيكل المنشاة و تحديد العلاقات بين الأفراد فيها و تقسيم الاعمال و توزيع الإختصاصات و تحديد السلطات و المسؤوليات في المنشاة . و للتنظيم الرسمي عدة أشكال و أهمها هي : 1- التنظيم الرأسي 2 – التنظيم الوظيفي 3 – التنظيم الوظيفي الرأسي ( الإستشاري ) 4 – التنظيم العضوي أو الطبيعي أو المفتوح ثانيًا : التنظيم الغير رسمي : هو عبارة عن شبكة من العلاقات الشخصية و الإجتماعية التي تنشأ و تنمو و تستمر بين أفراد التنظيم نتيجة وجودهم في مكان واحد هو مكان العمل و هو ينشأ بطريقة عفوية .
ثالثاً : التشجيع
تعريف التشجيع : يعرف التشجيع على إنه ( شعور أو قوة داخلية محركة للفرد تدفعه إلى القيام بأعمال تحقق له رغباته و تشبع حاجاته ) . أهمية التشجيع : يعتبر موضوع التشجيع من المواضيع الإدارية الهامة التي تشكل ركنًا أساسيًا من أركان علم الإدارة . و لان موضوع التشجيع هو من المواضيع الإنسانية التي يصعب قياسها أو وضع قانون محدد لها . يبحث المدراء دائمًا عن الوسائل التي يمكن من خلالها تشجيع العاملين و جعلهم ينجزون الأعمال المانطة بهم بأسرع وقت ممكن و بأقل تكاليف ممكنة . أي أن المدراء يسعون إلى زيادة الطاقة الإنتاجية لمرؤوسيهم من خلال استعمل الوسائل الحافزة للعمال كي يضاعفوا من طاقاتهم الإنتاجية و تحسين مستوى ادئهم . يتميز القادة العظام و الأفراد الناجحين في أعمالهم بتوفير الشعور القوي داخل أنفسهم لإنجاز الأعمال المناطة بهم و لإثبات قدراتهم التي يتمتعون بها . و هم بذلك يقبلون التحديات و الأهداف الكبيرة . إن وظيفة التشجيع بالمعنى السابق تختص بالجانب الإنساني في العملية الإدارية ، وبالتالي فإن جميع المبادىء و النظريات التي تحدد أبعاد هذه الوظيفة تمثل إسهامات من جانب بعض العلوم الإنسانية مثل علم النفس و علم الإجتماع و علم النفس الإجتماعي ، و التي تمثل فيما بينها أحد المدارس الرئيسية في علم الإدارة و هي المدرسة السلوكية .
رابعًا : التوجيه
وظيفة التوجيه : إن كـل مدير فــي المنظمة يعمل تحت قيادته مجــموعة من المرؤوسين . لذا فإن الوظيفة الرابعة للمدي هي توجيه هؤلاء المرؤوسين . هذه الوظيفة تشمل الطريقة التي يتعامل بها المدير مع مرؤوسيه من حيث اصدار الأوامر ، كيفية ارشادهم للعمل ، مدى إشراكهم في اتخاذ القرار، تنمية روح التعاون بينهم ، كيفية التاعمل مع النزاعات التي تنشأ بينهم . إن جميع الوسائل السابقة لابد أن تنعكس سلبًا إو ايجابًا على أداء المرؤوسين للأعمال المطلوبة منهم . و يقدر نجاح كل مدير في أداء وظيفة التوجيه ، يتحدد نجاح أو فشل المنظمة كلل . أهمية التوجيه : فالموظفون في مـجـالـهم فـي كـل مـجال من مجالات عملهم فــي المنشأة ، يحتاجون إلى من يرشدهم و يوجههم و يشرف عليهم لتأدية الأعمال المطلوبة منهم و لمساعدتهم في رفع مستوى ادائهم و بالتالي زيادة انتاجهم . فالتوجيه إذاً هو عبارة عن الجهود الإدارية و الفنية التي يبذلها المسؤول في المنشاة ( سواء كان مديرًا إو رئيسًا لشعبة ) نحو الموظفين الذين يعملون تحت إشرافه ليقوموا بأعمالهم بالشكل المطلوب و ذلك تحقيقًا لأهداف المنشأة التي يعملون بها . و لايمكن القيام بعمل التوجيه بصورة فعالة ما لم يلم المدير بإصول العلاقات الإنسانية فبعض واجبات التوجيه تعتمد على قدرة المشرف على التعامل الإنساني ، و على قدرته على إثارة الحماس في نفوس الموظفين للقيام بأعمالهم بكل كفاءة و فاعلية . و لكي ينجح الرئيس في التوجيه لموظفيه و إرشادهم لا بد من مراعاة بعض الاعتبارات الهامة منها : 1 – الإيمان لدى الرئسي بأن الإدارة هي التعامل مع البشر . 2 – تقبل الموظفين مسؤولية العمل . 3 – اهتمام الرئيس بالفرد و في نفس الوقت عدم إهمال العمل . 4 – التوجيه و الإرشاد حين حصول الخطأ من الموظف في إطار من الإحترام . 5 – زيادة معرفة الرئيس بالمرؤوسين . 6 – إتاحة الفرصة للمرؤوسين كي يعتمد على نفسه . 7 – إيجاد التكامل بين حاجات العمل و حاجات الأفراد . 8 – أن يكون قدوة لمرؤوسيه . 9 – إشراك المرؤوسين في اتخاذ القرارات . 10 – تزويد المرؤوسين بكافة المعلومات التي تمكنه من القيام بعمله . 11 – توافر النظرة الشاملة لأعمال الوحدة الإدارية . 12 – تفويض السلطة المناسبة . خامسًا : الرقابة تعريف الرقابة : تعرف الرقابة على أنها الوظيفة الإدارية المختصة بالتاكيد على حسن سير العمل و انسجامه مع الخطط الموضوعة لتحقيقها و الكشف عن الاخطاء المحتملة و معالجتها قبل وقوعها وظيفة الرقابة : تمثل الرقابة الوظيفة الإدارية الخامسة و الأخيرة . إن الرقابة عملية إدارية هامة للغاية ، وهي تمارس من قبل جميع الأفراد في المستويات الإدارية المختلفة . و هي أحد العناصر الأساسية للعملية الإدارية ، و عليه فإنه يجدر بكل غداري التأكد من قدرته على ممارسة هذه الوظيفة و استخدام الأساليب الممكنة لمساعدته في القيام بها . تستخدم الرقابة على جميع المستويات الإدارية المختلفة و في كافة مجالات العمل . |
